15 золотых правил продуктивного и успешного совещания

Идеи Для Бизнеса 15-авг, 19;56 0


1. План рабочего совещания – с опоздавшего

Строгий тайм-менеджмент – залог эффективного рабочего совещания. Последнего пришедшего на собрание сотрудника поставьте вести протокол встречи, а опоздавших не пускайте. После начала рабочего совещания запирайте дверь переговорной на ключ. Такая мера необходима, чтобы не тратить время на долгие сборы. 

Поясним: если начать впускать опоздавших, придется пересказывать все, что они пропустили. Это собьет остальных с ритма. Однако, отсутствие на рабочем совещании не дает права сотруднику не знать, о чем шла речь. Поэтому опоздавший обязан в тот же день прислать план совещания, составленный со слов коллег. Полученный отчет – индикатор усвоения информации. Он показывает, какие выводы сделали участники собрания и что усвоил опоздавший. 

2. Поочередные высказывания

Задайте именно ту тему, по которой вам необходимо собрать максимум мнений (например: «Как привлечь крупную компанию к сотрудничеству по холодному контакту»), и выделите пять минут на обдумывание ответа. Затем каждый участник встречи должен по очереди предложить решение, высказать мнение или замечание. Важно не перебивать говорящего и не вступать в дискуссию. Ценность приема – в организации полифонии мнений. В обсуждение вовлечены все участники, и никто не отсиживается молча. Когда для обсуждения вопроса нужна дискуссия – устраивайте мозговой штурм. Главное правило – не критиковать мнение собеседников, а конструктивно обсуждать. 

3. Вопросы по прошедшему рабочему совещанию

К новому совещанию сотрудники готовят вопросы, которые остались им непонятны на прошлом собрании. Так вы узнаете, что пояснили неясно или неполно. Отвечайте на вопросы в начале новой встречи. 

4. Пластилиновые решения

Компания Lego разработала для взрослых игру для решения сложных задач (Lego Serious Play). Смело используйте ее на собраниях, поскольку работа руками активизирует работу мозга. Для этого разбейте участников на группы и предложите изобразить проблему, обсуждаемую в ходе совещания, в виде постройки макета из элементов Lego. 

5. Рабочие совещания на катке

Срочные вопросы обсуждайте стоя. Так вы не потратите время на пустые рассуждения. Также можно проводить выездные собрания в парке, на велосипедах, в кафе, на пикнике, на катке. Главное – не затягивать такое совещание, а то и не совещание это будет вовсе =) 

6. Вредные советы

Отличный приём для того, чтобы собрать интересные идеи. Устройте конкурс: спросите коллектив, что сделать, чтобы «завалить» проект. Стремясь выиграть конкурс, сотрудники будут придумывать экстраординарные ситуации и предлагать самые неожиданные варианты. Победитель должен получить в награду пирожное или фрукт. 

7. Чужой костюмчик

Используйте этот приём, чтобы обсудить идею с разных точек зрения. Перемешайте в коробке визитки или предметы, принадлежащие участникам рабочего совещания. Затем пусть каждый вытянет вещь и выскажется по теме совещания с позиции и интересов ее владельца. 

8. Звонок другу

Когда обсуждение заходит в тупик, попросите сотрудников позвонить друзьям и родственникам и спросить их мнение по теме. Можно также предложить выйти из переговорной и задать вопроспервому встретившемуся человеку. 

9. Ни минутой позже

Назначайте рабочее совещание в непривычное время, например в 9:33 или 16:41. Тогда никто не опоздает. 

10. Плата за слова

Если участник отвлекается от темы, предложите ему выкупить время на посторонние разговоры. Например, 10 минут за 500 руб. 

11. Участие директора в собраниях отделов

Рабочее совещание приносит результат, если в нем участвует первое лицо компании. Сотрудники, зная о присутствии босса, стремятся продемонстрировать все свои способности, будь то презентация или обсуждение проблемы. Суть в том, что директор расширяет область поиска решений, помогая участникам комплексно оценить проблему. Образно говоря, директор видит слона. Подчиненные же, как слепые в известной притче, ощупывают по отдельности ногу, хобот или бок животного. Участие руководителя вдохновляет сотрудников и на поиск неординарных решений. 

12. Краткий раздаточный материал

За красивой раздаткой прячут недостаток фактов. Раздаточные материалы должны быть краткими, без лишних слов, и не повторяющими текст устного доклада. Хороший раздаточный материал понятен и без докладчика. Это как конспект, цель которого – освежить в памяти информацию. Пример такой раздатки в банке – регулярный отчет и комментарий к нему. Документ включает цифры за неделю, а также краткую справку об основных изменениях и их причинах. Справку размещаем на корпоративном портале в определенное время в виде новости, отчет доступен по ссылке. В таком формате на рабочем совещании удобно обсуждать выводы, вопросы и предлагаемые действия. Структурированная подобным образом регулярная раздатка сокращает время на понимание информации. 

13. Не высказывать своего мнения, пока говорят сотрудники

Руководители совершают ошибку, когда мечутся, поддерживая то одного сотрудника, то другого. Директор должен выслушать все точки зрения, не поддерживая ни одну из сторон, а сотрудникам, критикующим мнение коллег, предложить представить альтернативное решение. 

14. Используйте психотипы сотрудников

В совещании рабочей группы каждый играет какую-то роль: создателя, администратора, скептика, вдохновителя. Определите, кто из сотрудников к какому типу относится. Воспользуйтесь этим знанием при распределении очередности выступлений. Например, вдохновителю давайте слово в начале заседания рабочей группы. Затем предоставьте слово создателю – он предложит креативные решения. Далее – администратору, который внесет рационализм. В конце обсуждения посоветуйтесь со скептиком: его критичный взгляд поможет увидеть риски в высказанных предложениях. 

15. Предложив решение, дайте сотрудникам его обсудить

Когда сотрудники поделились идеями, резюмируйте, каким вам видится способ решения проблемы. Затем дайте участникам собрания 10 минут, чтобы они высказали замечания и обсудили Ваше предложение. Отметьте, что это последний шанс для критики и мнений. Когда все выскажутся, принимайте